So gelingt Ihr Intranet mit TYPO3

Je mobiler unser Arbeitsleben wird, desto schwieriger wird es, Informationen und Updates an alle im Unternehmen zeitgerecht weiterzugeben. Mittelständische und große Unternehmen stehen heute vor zwei wesentlichen Herausforderungen: Zum einen haben sich durch die Digitalisierung, Homeoffice und verteilte Teams das Informationsverhalten und die Kommunikationsansprüche außerhalb und innerhalb des Unternehmens stark verändert. Zum anderen werden die Kommunikationswege mit zunehmender Firmengröße immer länger und laufen Gefahr, ins Stocken zu geraten. So wird es immer anspruchsvoller, alle Mitarbeitenden mit den neuesten Informationen zu versorgen und am aktuellsten Wissensstand teilhaben zu lassen. Dabei wirkt sich ein guter Informationsfluss positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus und kann zur Entlastung des Managements beitragen. Es erfordert eine digitale Anlaufstelle für alle Mitarbeiter, um diese Problematik zu beseitigen.

TYPO3-Intranet
TYPO3-Intranet (Bild: Wright Studio, Shutterstock)

Was Ihnen ein Intranet bietet 

1. Echtzeit-Kommunikation und Stärkung der Eigenmarke

Ein zentrales Mitarbeiterportal, in dem alle Informationen zentral zur Verfügung gestellt werden und auf das jeder Mitarbeitende - egal ob vom Arbeitsplatz, Homeoffice oder über Mobiltelefon - zugreifen kann, schafft bei diesen zwei Kernproblemen Abhilfe. 

Intranet-Lösungen fungieren hierbei als digitales Eingangstor in das eigene Unternehmen und sind überall dort verbreitet, wo viele Menschen miteinander arbeiten und kommunizieren, jedoch oft weit voneinander entfernt sind. Durch das Intranet machen Sie einen entscheidenden Schritt in Richtung Echtzeit-Kommunikation. Aktuelle Nachrichten können durch moderne Technologien zeitnah und unkompliziert zwischen den Mitarbeitenden ausgetauscht werden.

Des Weiteren ist es ein wirksames Instrument, um die eigene Marke zu stärken. Ohne Frage werden Inhalte von den eigenen Mitarbeitenden deutlich häufiger weitergeleitet als von solchen, die keine direkten Berührungspunkte zu Ihrem Unternehmen haben. 

Das Teilen Ihrer Inhalte durch die eigenen Mitarbeitenden wirkt authentischer und wird mit einem höheren Trust in Verbindung gebracht. Mit einem Intranet stärken Sie so die Identifikation der eigenen Angestellten mit dem Unternehmen und bewerkstelligen eine effiziente Verbreitung Ihrer Inhalte.

2. Effizientere Arbeitsabläufe

Das Intranet dient als gesichertes und abgeschottetes Netzwerk, es stellt quasi ein geschlossenes Ökosystem für die Mitarbeitenden Ihres Unternehmens dar, in dem interne Angelegenheiten geregelt werden können.

Das Intranet bietet Ihnen deshalb die Möglichkeit, Probleme innerhalb des Unternehmens rechtzeitig anzugehen, präventiv vorzubeugen und so strategische Entscheidungen für Ihr Unternehmen frühzeitig abzuleiten. Durch die gemeinsame Datenbasis werden die innerbetrieblichen Informationsflüsse beschleunigt und der schnelle Zugriff sowie die Erreichbarkeit aller Mitarbeitenden gewährleistet.

Dabei können die Aspekte von einer gemeinsam genutzten Adressliste über die Verwaltung von Urlaubsanträgen und die Materialbeschaffung bis hin zu Kernfunktionen eines Unternehmens abgewickelt werden.

Der schnelle Zugriff auf Informationen und Dokumente kann durch die Standardisierung von Prozessen wie Urlaubsplanung, Zeitbuchungen oder das Abrufen von Lagerbeständen ein erhebliches Potenzial in Bezug auf die Effizienzsteigerung von Arbeitsabläufen ermöglichen. Das Intranet bietet so eine von vielen Wettbewerbern bisher ungenutzte Möglichkeit zur Steigerung der Wertschöpfung im eigenen Unternehmen. 

Wann Sie Ihr Intranet mit TYPO3 realisieren sollten

Für die typischen Anforderungen an ein Intranet bietet sich eine Vielzahl von Lösungsmöglichkeiten an. Alle sind mit Vor- und Nachteilen behaftet.

Enterprise Intranet  
(Viva, Sharepoint, Office 365, Confluence, IBM Connections ...) 

Diese Lösung findet man bei vielen großen Unternehmen vor, die bereits mit Microsoft-Produkten wie Office 365 arbeiten. Spezialisierte Anbieter offerieren zusätzliche Aufsätze für Sharepoint, z.B. Wizdom, Valo, Powell 365 oder Linchpin. Größter Vorteil dieser Lösungen ist die sehr enge Integration der Office-Tools mit den informativen Inhalten des Intranets. Es ist recht einfach, dies über einen zentralen Einstiegspunkt zugänglich zu machen - allerdings stark standardisiert, mit geringer Flexibilität in der Content-Darstellung und ohne große eigene Einflussmöglichkeiten. Außerdem meist zu sehr erheblichen Lizenzkosten.

Content Management Systeme 
(TYPO3, Drupal, Adobe Experience Manager, SiteCore, ...)

Content Management Systeme, die zur Erstellung von Websites genutzt werden, taugen selbstverständlich auch zur Erstellung interner Plattformen und zur Publikation interner Inhalte. Wichtige Funktionen wie eine zentrale Dateiablage oder die Integration bestehender Business-Anwendungen gestalten sich aufwendiger, sind aber gerade bei einem so mächtigen System wie TYPO3 dennoch sehr gut zu realisieren. Auf der Haben-Seite verzeichnet dieses Modell außerdem die deutlich ansprechendere Aufbereitung und Strukturierung von Wissensinhalten und News.

Social Intranet  
(Bitrix24, Coyo, Jive, Unily, SAP Jam)

Besonders moderne Unternehmen können den Weg in Richtung Social Intranet nehmen und Ihren Mitarbeitenden eine weitgehend offene Plattform für Diskussion und Wissensaustausch bieten. Das erfordert den Mut, vollkommen offene Kommunikation im Unternehmen zuzulassen und auch die Strukturen des Intranets organisch wachsen zu lassen. Ob man das möchte, ist in allererster Linie eine Kulturfrage. Die passenden technischen Plattformen für den Aufbau von internen sozialen Netzwerken stehen zur Verfügung.

Mobile Intranet  
(Staffbase, Beekeeper, Beezy, ...)

Neben der in größeren Unternehmen fast schon obligatorischen Mitarbeitenden-App gibt es auch Firmen, die komplett auf einen mobilen Ansatz in der Mitarbeitenden-Kommunikation setzen. Gerade in Strukturen, wo nur wenige Mitarbeitende einen Arbeitsplatzrechner haben und wenig am Schreibtisch gearbeitet wird, kann dies eine Alternative sein, die unserem aktuellen Kommunikationsverhalten gut entspricht. Dabei muss es nicht immer das Dienst-Handy sein. Entsprechende Offenheit bei der Klassifizierung der geteilten Inhalte vorausgesetzt, kann eine solche Lösung auch auf dem privaten Smartphone funktionieren.

Wie Sie Ihr Intranet mit TYPO3 realisieren

TYPO3 steht für ein Höchstmaß an Sicherheit und gewährleistet einen effizienten und reibungsfreien Ablauf, wodurch knappe IT-Ressourcen geschont werden. Neben den Vorteilen eines Content-Management-Systems für Projekte unterschiedlicher Größenordnung eignet sich TYPO3 auch für die Umsetzung einer Intranet-Lösung. Das TYPO3-Firmen-Intranet bündelt alle wichtigen Informationen für die Mitarbeitenden an einem Ort und ist so eine ideale Lösung für die Systemarchivierung von Dokumenten und Artikeln.

Sie können Ihre interne Dokumente wie Verträge, technische Unterlagen oder Studien sowohl durch Gruppen- als auch durch Benutzerzugriffsrechte gemeinsam nutzen. Das Intranet kann als Diskussionsforum, als Kalender für aktuelle und bevorstehende Veranstaltungen und als Kontaktdatenbank genutzt werden.

Mit der marktführenden Open Source Software für Enterprise Content Management Systeme in Deutschland kann ein Intranet ohne Lizenzkosten aufgebaut werden. TYPO3 hält außerdem eine große Auswahl an kostenfreien Modulen und Erweiterungen bereit. 

Die Grundinstallation von TYPO3 hält bereits eine Vielzahl an Funktionen bereit. Das TYPO3-Intranet lässt sich ganz nach Ihren individuellen Wünschen erweitern und auf das jeweilige Corporate Design anpassen.

Über Erweiterungen können die Funktionalitäten stark erweitert und weitere Systeme im Unternehmen wie Adressdatenbanken, CRM-Systeme, PIM-Systeme, ERP-Systeme oder das HR-Bewerbermanagement integriert werden. 

Durch die optimierte Präsentation der Inhalte auf den verschiedenen Endgeräten wird die User Experience und die Akzeptanz des Intranets bei Ihren Mitarbeitenden erhöht.

8 Tipps mit denen Sie Ihr Intranet modern gestalten

  1. Bieten Sie Ihren Nutzern eine Volltextsuche an, damit sich diese schnell zurechtfinden können.  

     
  2. Nutzer des Intranets verbringen meistens nur wenige Minuten damit und wollen die wichtigsten Inhalte auf Knopfdruck finden. Achten Sie deshalb auf eine gut strukturierte Site, auf der Nutzer mit wenigen Klicks die gesuchten Informationen erhalten. Mit einem schlanken und nutzerfreundlich gestalteten Design holen Sie das beste aus Ihren Inhalten heraus.  

     
  3. Personalisierung: Eine vordefinierte Filteroption erleichtert es Nutzern, vordefinierte Inhalte für das jeweilige Jobprofil und den jeweiligen Standort nicht mühsam selbst auswählen zu müssen. 

     
  4. Bieten Sie Ihren Nutzern Seiten mit echtem Mehrwert: Verzichten Sie auf Textwüsten und versehen Sie Ihren Content stattdessen mit Bildern und Videos, die auf Ihre Zielgruppe ausgerichtet sind.  

     
  5. Erleichtern Sie die interne Kommunikation der Nutzer - zum Beispiel durch die Anbindung einer Kommunikationsplattform wie Teams, Slack oder Yammer. 

     
  6. Schaffen Sie Transparenz. Zum Beispiel durch einen Kurzeinblick in die Aufgaben, den Arbeitstag, persönliche oder gesellschaftliche Themen und die Vision der Geschäftsleitung. Eine Übersicht und ein Ausblick auf spannende Projekte lässt die Vision Ihres Unternehmens greifbar erscheinen. 

     
  7. Mit Gamification stärken Sie die Mitarbeiteridentifikation und die intrinsische Motivation Ihrer Angestellten. Sie können Mitarbeitende zum Beispiel motivieren, in Ihrem Intranet einen Wiki- oder Blogbeitrag zu schreiben, Wissen zu teilen, Inhalte zu bewerten oder zu kommentieren. Ein mobiler Adventskalender oder eine interaktive Ostereier-Suche stellen weitere Möglichkeiten dar. 

     
  8. Verbessern Sie die Vernetzung der Mitarbeitenden untereinander. Denkbar wäre z.B. ein Intranet-Kanal, über den Werkstudent:innen und Praktikant:innen ihre Erfahrungen teilen und Kontakte knüpfen können. Weitere Möglichkeiten zur stärkeren Vernetzung wären Gruppenchats, Mitarbeiterverzeichnisse, ein Newsletter und eine FAQ-Seite. Je nach Standort können Sie Ihre News auf die Region Ihrer Nutzer ausspielen.

Fazit:

Unternehmen können mit einem eigenen Intranet die Informationsversorgung für Ihre Mitarbeitenden sichern, verbessern und so den Herausforderungen, die mit dem Wandel der Arbeitswelt einhergehen, trotzen. 

Ein firmeninternes Intranet bietet für Ihr Unternehmen eine Unmenge an Vorteilen und gewährleistet so eine effektive Zusammenarbeit. Informationen können schnell innerhalb des Teams geteilt, Trends identifiziert, mögliche Probleme vermieden und letztendlich bessere Entscheidungen für Ihre Unternehmenstätigkeit getroffen werden.

Intranet-Lösungen mit TYPO3 gewährleisten ein Höchstmaß an Sicherheit und einen reibungslosen Ablauf Ihrer internen Prozesse. Ein Intranet mit TYPO3 kann ohne Lizenzkosten aufgesetzt werden und datenkonformes Arbeiten sicherstellen.

Mit gezielten Maßnahmen stärken Sie die Markenidentifikation, die Mitarbeiterzufriedenheit und erhöhen letztendlich die Präsenz des eigenen Unternehmens. So halten Sie den Herausforderungen der heutigen Zeit stand und reiten auf der digitalen Welle mit, anstatt von ihr weggespült zu werden.

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BVMW
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