Wahrheit oder Pflicht - Das Pflichtenheft in der modernen Webentwicklung

In der Welt der Software- und Webentwicklung hat sich das Pflichtenheft über Jahrzehnte traditionell als zentrales Planungsinstrument etabliert. Diese sehr umfangreichen Dokumente waren lange Zeit die Grundlage für die Realisierung von unzähligen Vorhaben. Bei Großprojekten, vor allem im Konzernumfeld, ist das auch nach wie vor so. Doch wieviel Wahrheit steckt am Ende in den mühevoll ausgearbeiteten Wälzern, deren Inhalt oft schon nach wenigen Wochen nicht mehr die Projekt-Realität abbildet, was wiederum mühevolle und zeitaufwändige Change-Prozesse nach sich zieht. Geht das nicht besser? Und ehrlicher?

In diesem Beitrag werden wir uns also mit Struktur, Aufbau und Nutzen von Pflichtenheften befassen, aber auch die Perspektive wechseln. Wir sind überzeugt, dass agile Methoden den schnelllebigen, technologiegetriebenen und ständigem Wandel unterworfenen Digital-Projekten besser gerecht werden. Schließlich sind diese darauf ausgelegt, auf Dinge zu reagieren, die in den ersten Wochen passieren und den eigenen Plan entsprechend anzupassen. Agile Veränderungen sind im sog. Product Backlog jederzeit möglich, anders als bei starren Pflichtenheften, die in erster Linie der Absicherung des Auftraggebers dienen. Und dabei versuchen, etwas zu beschreiben, das so gar nicht der Wirklichkeit entspricht. Und das bringt uns zur eigentlichen Frage: Was möchte ich als Auftraggeber eigentlich wissen: Wahrheit oder Pflicht? 

Pflichtenheft
Foto: Michael Burrows (Pixabay)

Was ist ein Pflichtenheft?

Ein Pflichtenheft ist - neben dem Lastenheft - ein zentrales Dokument in der klassischen Planung und Umsetzung von Projekten nach dem Wasserfall-Modell. Es definiert detailliert die technischen und funktionalen Anforderungen einer Software oder Website und dient als Leitfaden für das gesamte Projektteam.

Die Aufgabe eines Pflichtenhefts besteht darin, klare Ziele und Erwartungen sowie den Leistungsumfang festzulegen. Ein gut strukturiertes Pflichtenheft soll Missverständnisse minimieren und dafür sorgen, dass alle Beteiligten auf dasselbe Ziel hinarbeiten.

Wer erstellt das Pflichtenheft?

Das Pflichtenheft wird vom Auftragnehmer, also dem Dienstleister oder Entwicklerteam, erstellt. Dies geschieht in enger Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen aus dem Lastenheft des Auftraggebers detailliert umgesetzt werden. Der Prozess beinhaltet oft eine Phase der Rückmeldung und Anpassung, um eine genaue Übereinstimmung mit den Projektzielen und -erwartungen zu gewährleisten.

Unterschied Lastenheft und Pflichtenheft

Das Pflichtenheft und das Lastenheft sind beide wesentliche Dokumente in der klassischen Projektplanung, haben jedoch unterschiedliche Funktionen. Das Lastenheft, erstellt vom Auftraggeber, gilt als Anforderungsdokument und definiert die Ziele eines Projekts. 

Das vom Auftragnehmer geschriebene Pflichtenheft hingegen beschreibt, wie diese Anforderungen realisiert werden sollen. Es enthält technische Spezifikationen und ist somit eine konkrete Anleitung für die Umsetzung des Website-Projekts.

Aufbau eines Pflichtenhefts

Das sind die wesentlichen Inhalte eines Pflichtenhefts:

  • Projektbeschreibung und Hintergrund: Hier werden die Ausgangslage und der Zweck des Projekts, der Zielmarkt und die grundlegende Idee hinter der Website dargestellt.
  • Prozesse: Nun werden die Prozessabläufe definiert sowie deren Stärken und Schwächen identifiziert.
  • Technische Anforderungen und Spezifikationen: Dieser Abschnitt legt die technischen Details fest, wie Programmiersprachen, Plattformen, Frameworks und Systemkompatibilität.
  • Design- und User-Experience-Vorgaben: Hier werden Anforderungen an das Design und die Nutzererfahrung der Website beschrieben, einschließlich Layout, Farbschema, Barrierearmut und Benutzerinteraktion.
  • SEO- und Content-Strategie: Dieser Teil umfasst Richtlinien für die Suchmaschinenoptimierung und das Content-Management, um sicherzustellen, dass die Website sowohl benutzerfreundlich als auch suchmaschinenoptimiert ist.
  • Sicherheitsanforderungen und Datenschutzbestimmungen: Hier werden die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen und Datenschutzrichtlinien festgelegt, um die Website und ihre Nutzer zu schützen.
  • Übersicht und Anhänge: Am Ende des Pflichtenhefts soll eine Tabelle stehen, in welcher die wichtigsten Informationen und Hinweise zusammengefasst werden. Weiterhin sollen Dokumente wie Belege, Ablaufdiagramme und Checklisten als ergänzende Materialien in den Anhang des Pflichtenhefts eingetragen werden.

Pflichtenheft erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Wenn Sie ein Pflichtenheft erstellen wollen, sollten Sie zuerst die im Lastenheft definierten Anforderungen analysieren und aufbereiten. Im Anschluss kann folgendem Prozess chronologisch gefolgt werden:

  • 1. Einleitung: Benennen Sie den Auftragnehmer und den Auftraggeber und geben Sie eine kurze Beschreibung des Projekts an dieser Stelle an. Erklären Sie den Inhalt des Projekts verständlich und legen Sie fest, wie das Endergebnis aussehen soll. 
  • 2. Zielbestimmungen festlegen: Grenzen Sie die Muss-, Wunsch- und Abgrenzungskriterien genau ein.
  • 3. Einsatzgebiet analysieren: Bestimmen Sie Zielgruppen, Anwendungsbereiche und Betriebsbedingungen Ihrer Anwendung.
  • 4. Erstellen einer Produktübersicht: Geben Sie einen Überblick über alle relevanten Geschäftsprozesse und beteiligten Akteure.
  • 5. Definition der Funktionen: Erklären Sie jeden Anwendungsfall detailliert, inklusive der unterstützenden Funktionen des Produkts.
  • 6. Spezifikation der Leistungsanforderungen: Legen Sie Anforderungen wie Ausführungszeit, Genauigkeit und Spezifikationen zum Datentransfer fest.
  • 7. Bestimmen der Qualitätsanforderungen: Ordnen Sie den einzelnen Projektschritten Qualitätsstufen zu und stellen Sie Maßnahmen zur Qualitätssicherung und -kontrolle zusammen.
  • 8. Planung der Benutzeroberfläche: Definieren Sie grundlegende Anforderungen und Rahmenbedingungen für Layout, Dialogstruktur und Zugriffsrechte.
  • 9. Sonstige Anforderungen: Berücksichtigen Sie spezifische Anforderungen wie Buchführung und Sicherheitsanforderungen.
  • 10. Definition des technischen Umfelds: Listen Sie alle benötigten Soft- und Hardwaresysteme auf und legen Sie Schnittstellen fest.
  • 11. Gliederung in Teilprojekte: Strukturieren Sie das Projekt in kleinere Blöcke für einen besseren Überblick.
  • 12. Ergänzung zusätzlicher Informationen: Fügen Sie weitere Wünsche, Normen, Vorschriften sowie Hinweise zu Patenten und Lizenzen hinzu.
  • 13. Dokumentation von Testfällen: Erstellen Sie Tests, die das Produkt hinsichtlich Funktionen und Eigenschaften prüfen.

Die Grenzen traditioneller Pflichtenhefte

Pflichtenhefte bieten zwar eine detaillierte Planung und Struktur, stoßen aber in der dynamischen Welt der Software- und Webentwicklung an ihre Grenzen. Ihre Starrheit und mangelnde Flexibilität können kreative Lösungsoptionen und die Fähigkeit zur schnellen Anpassung an neue Anforderungen oder Veränderungen im Projektumfeld erheblich hemmen. Ähnlich verhält es sich mit der Wasserfallmethode, einer sequenziellen Projektmanagementmethode, die wenig Spielraum für Anpassungen und spontane Änderungen im Projektverlauf lässt. In einer Welt, die sich durch rasante technologische Fortschritte und sich regelmäßig ändernde Kundenbedürfnisse auszeichnet, können traditionelle Pflichtenhefte zu einer Hürde werden. Sie lassen wenig Raum für zyklische Entwicklungsprozesse und spontane Anpassungen, die auf unerwartete Veränderungen, Erkenntnisse im Projektverlauf oder versteckte Komplexität reagieren. Die heutige Webentwicklung erfordert ein hohes Maß an Anpassungsfähigkeit und Offenheit für Veränderungen - Eigenschaften, die in einem rigiden Pflichtenheft-Modell oft nur schwer und mittels langwieriger formeller Change-Prozesse zu realisieren sind.

Warum lieber ‘Agile’? 

Agile Methoden ermöglichen es, viel flexibler auf Anpassungsbedarfe zu reagieren und Produkte iterativ zu entwickeln. Anstatt alle Anforderungen im Vorfeld festzulegen, wie es bei Pflichtenheften der Fall ist, erlauben agile Prozesse eine fortlaufende Anpassung und Optimierung - im Rahmen der gesteckten Zielsetzung - basierend auf dem Feedback von Auftraggeber und Nutzerinnen. Erkenntnisse aus vorangegangenen Projektphasen, Marktveränderungen, im Verlauf entdeckte Komplexität und viele weiteren Aspekte fließen so kontinuierlich in die Projektplanung mit ein. Dies führt schlussendlich zu einer realistischen und ehrlichen Projektplanung. Solche Veränderungen werden unweigerlich in jedem größeren Projekt eintreten. Die Frage ist, wie sehr man bereit und in der Lage ist, diesen Umstand zu akzeptieren und sich darauf einzulassen. Und dafür die vermeintliche Sicherheit aufzugeben, die ein mühevoll im Vorfeld ausgearbeitetes Pflichtenheft zu bieten scheint. 

Bei MOGIC nutzen wir, wo immer es möglich ist, agile Methoden, um Projekte effizient und kundenorientiert zu gestalten. Wir setzen auf kurze Entwicklungszyklen, regelmäßige Abstimmung und die ständige Einbeziehung von Kunden und Nutzerinnen in den Entwicklungsprozess.

Das sind die wesentlichen Vorteile der agilen Methodik:

  • Höhere Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
  • Engere Zusammenarbeit mit  Kunden und Nutzerinnen
  • Bessere Reaktionsfähigkeit auf Marktänderungen
  • Fokussierung auf Nutzerbedürfnisse
  • Ehrliche und transparente Projektplanung
  • Bessere Projektergebnisse

Fazit: Agile Methoden vs. traditionelle Pflichtenhefte

Wir verstehen, dass gerade große Unternehmen immer noch den traditionellen Weg mit Pflichtenheften gehen, um Dienstleister auf dieser Grundlage zu beauftragen. Vor allem, um Komplexität und Gesamtumfang vorab deutlich zu machen und das Investment in ein großes Projekt abzusichern.  Doch unserer Meinung nach haben sich agile Methoden als überlegen erwiesen, besonders in der schnelllebigen Welt der Webentwicklung. Wir bevorzugen agile Ansätze, da sie uns mehr Flexibilität, eine engere Kundeneinbindung und die Fähigkeit bieten, schnell auf Marktänderungen zu reagieren. Und schlussendlich bessere Produkte generieren.

Unser Fokus liegt auf der Schaffung benutzerzentrierter Produkte durch iteratives Design und regelmäßiges Feedback, wodurch wir besser auf die Bedürfnisse unserer Kunden und ihrer Nutzerinnen eingehen können. Während Pflichtenhefte ihren Platz in bestimmten Kontexten haben, sind wir davon überzeugt, dass die Agilität und Anpassungsfähigkeit moderner Projektmanagementmethoden einen größeren Wert für unsere Kund:innen und deren Projekte bieten.

Wenn Sie erfahren möchten, wie unsere agilen Methoden Ihr Projekt effizienter und zielgerichteter machen können, kontaktieren Sie uns gerne. Wir freuen uns darauf, mit Ihnen zusammenzuarbeiten und innovative, erfolgreiche Lösungen zu entwickeln.

Gunter Schwarz
Gunter Schwarz
CEO

Endlich Hilfe bei komplexen Website-Projekten

Die ultimative Checkliste für das perfekte Website-Briefing

Nein Danke, das brauche ich aktuell nicht.

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eine Digitalagentur mit rund 30 Mitarbeiter*innen aus Leipzig. Wir lösen digitale Herausforderungen, seit über 20 Jahren - für Ihr Unternehmen, Startup oder Institution. Wir entwickeln und betreiben Websites, Online-Portale, Online-Shops, webbasierte Softwarelösungen und mobile Apps. Wir sind MOGIC - wir gestalten digital.

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